1. Verantwortlicher und Kontakt
SafeProtokol wird von Sharif El Fatatry betrieben. Für die in dieser Erklärung beschriebenen eigenen Verarbeitungszwecke ist verantwortlich:
Sharif El Fatatry — Betreiber von SafeProtokol
Korrespondenzanschrift:
Apartado de Correos 26
Carrer de la Indústria, 30
08202 Sabadell, Barcelona
Spanien
E-Mail: support@safeprotokol.org
Telefon: +34 651 070 393
Website: safeprotokol.org
2. Geltungsbereich und Rollen
Diese Erklärung erläutert die Verarbeitung personenbezogener Daten auf unserer Website und in der nativen iPad-Anwendung SafeProtokol. Die Anwendung dient Unternehmen zur digitalen Protokollierung und Dokumentation in unterschiedlichen technischen und professionellen Bereichen, darunter RIS und SHK.
Für die Verwaltung unseres Dienstes, Benutzerkonten, eigene Sicherheitszwecke und die Bearbeitung an uns gerichteter Anfragen handeln wir als Verantwortlicher.
Wenn ein Unternehmen Informationen über seine Kunden, Beschäftigten, Ansprechpartner oder Unterzeichnenden in Projekte und Protokolle einträgt, bestimmt grundsätzlich dieses Unternehmen die Zwecke der Verarbeitung. Wir verarbeiten solche Inhalte im Auftrag und nach den Weisungen des Unternehmens. Die Einzelheiten sind Gegenstand der Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung. Die Datenschutzhinweise des jeweiligen Unternehmens ergänzen diese Erklärung, insbesondere hinsichtlich seiner Rechtsgrundlagen, Informationspflichten und Aufbewahrungsentscheidungen.
3. Registrierung, Anmeldung und Benutzerprofil
Für ein Benutzerkonto werden die E-Mail-Adresse und ein Passwort verwendet. Zum Profil gehören Vor- und Nachname, Telefonnummer sowie gegebenenfalls ein Anzeigename. Hinzu kommen eine Benutzerkennung, Bestätigungsstatus und technische Zeitangaben. Die Anmeldung, E-Mail-Bestätigung und Passwortwiederherstellung erfolgen über einen Google-Authentifizierungsdienst. Das Passwort wird diesem Dienst übermittelt und nicht als gewöhnliches Profilfeld in der Anwendungsdatenbank gespeichert.
Authentifizierungstoken und Sitzungsinformationen ermöglichen die angemeldete Nutzung. Eine Sitzung kann auf dem Gerät bestehen bleiben, bis Sie sich abmelden oder sie aus anderen Gründen endet. Die Abmeldung löscht weder das Benutzerkonto noch die Unternehmensdokumentation.
Die für Registrierung und Anmeldung erforderlichen Angaben sind notwendig, um ein persönliches Konto bereitzustellen und den Zugang zuzuordnen. Ohne sie können die entsprechenden Kontofunktionen nicht genutzt werden.
4. Unternehmen, Einladungen und Beschäftigte
Bei der Einrichtung und Verwaltung eines Unternehmens werden Unternehmensname, Kennungen, Mitgliedschaften, Rollen und Status verarbeitet. Das Unternehmensprofil kann Anschrift, Kontaktangaben, Inhaber- oder Geschäftsführungsangaben sowie Register- und Steuerangaben enthalten, soweit diese eingegeben werden. Ein ausgewähltes Unternehmenslogo kann für die Darstellung und PDF-Ausgabe gespeichert werden.
Administratoren können Personen anhand ihrer E-Mail-Adresse einladen und Zugriffsrechte verwalten. Dabei verarbeiten wir Einladung, vorgesehene Rolle, einladende Person, Gültigkeit und Annahme sowie administrative Zeit- und Verlaufsangaben. Einladungsdaten stammen vom einladenden Unternehmen; Mitgliedschaftsangaben können aus dem Benutzerprofil übernommen werden. Einladungshinweise können durch die einladende Person über die Freigabefunktionen des Geräts weitergegeben werden.
Aktive Mitglieder können innerhalb ihres Unternehmens auf Projekte und Protokolle zugreifen. Projektzuweisungen dienen der Arbeitsorganisation. Sie bedeuten keine Vertraulichkeitsgrenze gegenüber anderen aktiven Mitgliedern desselben Unternehmens. Der Entzug einer Mitgliedschaft löscht das persönliche Konto und bereits erstellte Unternehmensunterlagen nicht automatisch.
5. Projekte, Protokolle und Inhalte
Je nach Nutzung werden Projektnamen und -nummern, Kunden- und Ansprechpartnerdaten, E-Mail-Adressen, Telefonnummern, Projektanschriften, Mitarbeiterzuordnungen, Protokollinhalte und Zeitangaben verarbeitet. Protokolle enthalten die jeweils ausgefüllten Formularwerte sowie Informationen über Erstellung, Bearbeitung und Versionen.
Der konkrete Inhalt hängt von der verwendeten Protokollart und den Eingaben des Unternehmens ab. Nicht jedes Protokoll enthält sämtliche genannten Daten. Das Unternehmen entscheidet, welche personenbezogenen Angaben für seine Dokumentation erforderlich und rechtmäßig sind, und informiert die betroffenen Personen.
6. Unterschriften, Skizzen, Bilder und PDF-Export
Unterstützte Formularfelder ermöglichen gezeichnete Unterschriften und Skizzen einschließlich Zeichnungen und Texten. Diese Inhalte werden zusammen mit Angaben zur Zuordnung, Erstellung und Synchronisierung verarbeitet. Eine automatische biometrische Identifizierung anhand einer Unterschrift findet im beschriebenen Funktionsumfang nicht statt.
Für Unternehmenslogos können Sie gezielt Bilder über die Fotoauswahl oder die Dateiauswahl des iPad auswählen. Die Auswahl eines Bildes ist kein allgemeiner Zugriff auf Ihre gesamte Fotobibliothek. Eine allgemeine Kameraufnahme- oder beliebige Dokumenten-Upload-Funktion ist nicht Bestandteil des hier beschriebenen Funktionsumfangs.
PDF-Dokumente werden auf dem Gerät erzeugt. Wenn Sie diese über die Freigabefunktionen des iPad exportieren oder versenden, erhalten die von Ihnen gewählten Empfänger und Dienste den betreffenden Inhalt. Extern gespeicherte oder versandte Kopien unterliegen anschließend auch deren Verarbeitung und Aufbewahrung.
7. Speicherung auf dem Gerät und Offline-Nutzung
SafeProtokol speichert lokal unter anderem heruntergeladene Protokolldaten, Entwürfe, gezeichnete Inhalte und Synchronisierungsinformationen. Das ermöglicht die Weiterarbeit an verfügbaren Protokollen bei fehlender Verbindung. Änderungen werden nach Wiederherstellung der Verbindung und Prüfung des Zugangs synchronisiert.
Lokale Arbeitsdaten sind Benutzer und Unternehmen zugeordnet. Der Zugang zu bereits verfügbaren Daten kann bei fehlender Verbindung aufgrund einer vorherigen Zugangsprüfung für einen begrenzten Zeitraum bestehen bleiben. Änderungen von Berechtigungen werden auf einem vollständig offline befindlichen Gerät daher nicht zwingend sofort wirksam. Die Abmeldung ist keine Zusicherung, dass sämtliche lokalen Entwürfe oder exportierten Dateien sofort gelöscht werden.
8. Karten und Apple Maps
Wenn Sie zu einer Projektanschrift eine Karte laden, wird die Anschrift an Apple-Kartendienste zur Suche und Kartendarstellung übermittelt. Wenn Sie das Projekt in Apple Maps öffnen, können auch Zielinformationen und der Projektname an die Maps-Anwendung übergeben werden. Apple verarbeitet dabei eigene technische und Nutzungsdaten nach seinen Datenschutzinformationen.
Diese Funktion ist von einer laufenden Standorterfassung durch SafeProtokol zu unterscheiden. Sie können die Dokumentationsfunktionen ohne Laden einer Projektkarte verwenden. Weitere Informationen: Apple Maps und Datenschutz.
9. Zwecke und Rechtsgrundlagen
Wenn wir selbst für die Verarbeitung verantwortlich sind, gelten folgende Rechtsgrundlagen:
- Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO: soweit sie für einen Vertrag mit Ihnen oder für von Ihnen veranlasste vorvertragliche Maßnahmen erforderlich ist, etwa die Bereitstellung Ihres Dienstzugangs oder die Bearbeitung einer Vertragsfrage.
- Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO: soweit berechtigte Interessen dies tragen, insbesondere der Betrieb eines Unternehmensdienstes, die Verwaltung berechtigter Beschäftigtenzugänge, die Sicherung von Konten und Infrastruktur sowie die Bearbeitung sonstiger Anfragen. Dabei sind Ihre Rechte und Interessen zu berücksichtigen.
- Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO: soweit eine konkrete gesetzliche Verpflichtung die betreffende Verarbeitung oder Aufbewahrung verlangt.
Für Unternehmensinhalte legt das jeweils verantwortliche Unternehmen die erforderliche Rechtsgrundlage fest. Die Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung allein ist dafür keine Rechtsgrundlage. Falls eine Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht, können Sie diese mit Wirkung für die Zukunft widerrufen; die Rechtmäßigkeit der vorherigen Verarbeitung bleibt unberührt.
10. Google-Cloud-Infrastruktur und technische Daten
SafeProtokol nutzt eine Cloud-Infrastruktur von Google. Die Anwendungsdatenbank ist in einer europäischen Mehrregionen-Konfiguration eingerichtet. Die Dateispeicherung und die Backend-Funktionen befinden sich in Frankfurt am Main, Deutschland. Der für die Anmeldung eingesetzte Google-Dienst verarbeitet Daten in den USA. Weitere technische Dienste, Protokollierung und die Auslieferung der Website können weltweit erfolgen.
Zur Bereitstellung und Absicherung der Dienste werden unter anderem IP-Adressen, Anforderungszeitpunkte, technische Angaben zu Anfragen und Endgeräten sowie Fehler- und Sicherheitsinformationen durch die Infrastruktur verarbeitet. Die Integritätsprüfung der Anwendung verwendet Google- und Apple-Dienste zur Prüfung der App beziehungsweise des Geräts und entsprechende Prüftoken. Dies ist keine Werbeverfolgung.
Wir setzen im beschriebenen App-Funktionsumfang keine eigene Werbeverfolgung, Nutzungsanalyse oder automatische Crash-Reporting-Funktion ein. Das schließt technisch notwendige Verarbeitung durch Google und Apple oder geräteseitige Diagnosen des Betriebssystems nicht aus. Informationen zu Google: Datenschutz und Sicherheit.
11. Abonnements und Apple
Öffentliche In-App-Käufe sind derzeit in SafeProtokol nicht freigeschaltet. Die Website bietet keinen direkten Zahlungsabschluss.
Die eingerichtete Abonnementverarbeitung ist auf Unternehmensabonnements über den Apple App Store ausgerichtet. Bei der Verarbeitung einer entsprechenden Apple-Transaktion werden Produkt- und Transaktionskennungen, die ursprüngliche Transaktionskennung, eine Kennung zur Unternehmenszuordnung, Abonnementstatus, Laufzeiten, Ablauf- und gegebenenfalls Widerrufs- oder Kulanzfristen sowie technische Prüf- und Verlaufsangaben verarbeitet. Diese Angaben dienen der Zuordnung und Prüfung der Nutzungsberechtigung. Die technische Prüfung verwendet Apple-Server und signierte Transaktionsinformationen; die Infrastruktur umfasst einen Empfänger für Apple-Abonnementbenachrichtigungen.
SafeProtokol erhält über diesen Ablauf keine Zahlungskartendaten. Apple verarbeitet App-Store-Konto-, Kauf- und Zahlungsdaten in eigener Verantwortung. Die Löschung eines SafeProtokol-Kontos oder Unternehmens kündigt kein Apple-Abonnement. Informationen: App Store und Datenschutz.
12. Empfänger und Übermittlungen außerhalb des EWR
Empfänger können Google als Anbieter der Cloud-Dienste und dessen eingesetzte Unternehmen, Apple im Zusammenhang mit App Store, Karten und Integritätsprüfung, berechtigte Personen des jeweiligen Unternehmens sowie von Ihnen gewählte Freigabeempfänger und Dienste sein. Bei E-Mail- oder Telefonkontakt verarbeiten auch die beteiligten Kommunikationsanbieter die entsprechenden Daten. Eine Weitergabe an Behörden oder andere Stellen kommt in Betracht, soweit eine gesetzliche Pflicht oder eine sonstige tragfähige Rechtsgrundlage besteht.
Die europäische Konfiguration der Anwendungsdatenbank und Dateispeicherung bedeutet nicht, dass alle Daten ausschließlich im Europäischen Wirtschaftsraum verarbeitet werden. Insbesondere Authentifizierung und globale technische Dienste können eine Verarbeitung in den USA oder anderen Drittländern umfassen. Apple hat ebenfalls eigene internationale Verarbeitungsabläufe.
Google veröffentlicht in seinen Datenverarbeitungsbedingungen Informationen über Übermittlungsregelungen, darunter Standardvertragsklauseln und anwendbare Angemessenheitsregelungen. Für Apple gelten dessen Datenschutzinformationen. Welche Schutzregelung für eine Übermittlung maßgeblich ist, hängt vom Dienst, Empfänger und rechtlichen Rahmen ab. Informationen zu den für unsere Verarbeitung einschlägigen Empfängern und Übermittlungsgarantien sowie gegebenenfalls eine Kopie der maßgeblichen Garantien können Sie über den oben genannten Kontakt anfordern.
13. Aufbewahrung
Die Aufbewahrung richtet sich nach dem Verarbeitungszweck, dem Nutzungsverhältnis, den Weisungen des verantwortlichen Unternehmens und gegebenenfalls gesetzlichen Pflichten oder der erforderlichen Bearbeitung von Rechtsansprüchen. Es gibt keine einheitliche automatische Löschfrist für sämtliche Inhalte.
Konten, Profile und Unternehmensunterlagen werden nicht allein durch Nichtbenutzung automatisch gelöscht. Abgelaufene Einladungen und entzogene Mitgliedschaften können als Verwaltungs- und Verlaufsdaten bestehen bleiben. Bei der Löschung eines einzelnen Protokolls werden zugehörige Dateien nicht automatisch mitgelöscht; auch begrenzte Lösch- und Verlaufsinformationen bleiben erhalten. Die Aufbewahrung solcher Daten ist bei Löschanfragen gesondert zu berücksichtigen. Auch Zuordnungs- und Prüfinformationen zu Abonnements können getrennt von sichtbaren Inhalten bestehen bleiben.
Für die geprüften technischen Google-Protokollspeicher sind 30 Tage beziehungsweise für verpflichtende Auditprotokolle 400 Tage eingestellt. Diese Zeiträume gelten nicht pauschal für alle Dienste. Tatsächlich gelöschte Dateien können aufgrund der eingerichteten Wiederherstellungsfunktion noch sieben Tage aufbewahrt werden. Weitere dienstbezogene Lösch- und Sicherungsabläufe des Anbieters können hinzukommen. Eine Löschung aus allen Systemen zu einem identischen Zeitpunkt wird daher nicht zugesichert.
Das Löschen eines Projekts entfernt die Projektzuordnung, nicht die zugehörigen Protokolle.
14. Löschung von Konten und Daten
Soweit die jeweilige Löschfunktion in der App verfügbar ist, können Sie Ihr persönliches Konto in SafeProtokol und, wenn Sie dazu berechtigt sind, auch Ihr Unternehmen löschen. Alternativ können Sie sich jederzeit an support@safeprotokol.org wenden. Zum Schutz Ihrer Daten prüfen wir Ihre Identität und bei Unternehmensdaten Ihre Berechtigung. Offene Fragen zu Administratorrechten oder Abonnementzuordnungen müssen gegebenenfalls zuerst geklärt werden.
Die Löschung Ihres persönlichen Kontos löscht nicht automatisch die Protokolle Ihres Unternehmens. Die Löschung eines Unternehmens ist ein eigener Vorgang und betrifft dessen Daten.
Die von der Löschung erfassten Daten werden nach den in Abschnitt 13 beschriebenen Aufbewahrungsregeln entfernt. Je nach Dienst können technische Wiederherstellungskopien vorübergehend bestehen bleiben. Dies bedeutet nicht, dass gelöschte Konten oder Protokolle wiederhergestellt werden können.
Gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben unberührt. Bereits exportierte Kopien bei anderen Empfängern sind gesondert zu berücksichtigen. Ihre gesetzlichen Datenschutzrechte bleiben bestehen.
15. Sicherheit
Zum Schutz der Daten werden Authentifizierung, unternehmensbezogene Zugangsprüfungen, Rollen, serverseitige Prüfungen und Schutzmechanismen des Geräts eingesetzt. Google beschreibt für die eingesetzten Cloud-Dienste eine verschlüsselte Übertragung und dienstbezogene Verschlüsselung gespeicherter Daten. Eine durchgängige Ende-zu-Ende-Verschlüsselung zwischen den Benutzern wird nicht zugesichert. Sicherheitsmaßnahmen können Risiken begrenzen, aber keine absolute Sicherheit gewährleisten.
16. Kontakt und Support
Wenn Sie uns kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Kontaktangaben, den Inhalt Ihrer Nachricht und gegebenenfalls freiwillig mitgeteilte technische Informationen zur Bearbeitung des Anliegens. Bitte übermitteln Sie nur die hierfür erforderlichen Informationen und keine Passwörter oder unnötigen Angaben über Dritte. Soweit eine Anfrage Unternehmensinhalte betrifft, ist auch die Zuständigkeit und Weisung des Unternehmens maßgeblich.
17. Ihre Rechte
Unter den gesetzlichen Voraussetzungen haben Sie das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit. Die Datenübertragbarkeit betrifft insbesondere automatisiert verarbeitete Daten auf Grundlage einer Einwilligung oder eines Vertrags und gilt nicht uneingeschränkt für sämtliche Unternehmensunterlagen.
Widerspruch: Soweit eine Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO beruht, können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, widersprechen. Wir prüfen dann die gesetzlichen Voraussetzungen für eine Fortsetzung der Verarbeitung.
Zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie die oben genannten Kontaktdaten verwenden. Anfragen werden grundsätzlich innerhalb eines Monats beantwortet; bei einer gesetzlich zulässigen Verlängerung erhalten Sie die erforderliche Information. Betrifft Ihre Anfrage Daten, für die Ihr Unternehmen verantwortlich ist, unterstützt SafeProtokol den zuständigen Verantwortlichen bei der Bearbeitung.
Im beschriebenen Dienstumfang erfolgt keine ausschließlich automatisierte Entscheidung einschließlich Profiling, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt.
18. Beschwerden bei einer Aufsichtsbehörde
Sie können sich bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, insbesondere am Ort Ihres gewöhnlichen Aufenthalts, Ihres Arbeitsplatzes oder des mutmaßlichen Verstoßes. Für den in Spanien ansässigen privaten Anbieter ist grundsätzlich die spanische Datenschutzbehörde Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) einschlägig: www.aepd.es.
19. Berufliche Nutzung und Minderjährige
SafeProtokol richtet sich an Unternehmen und deren berechtigte berufliche Nutzer, nicht an Kinder. Unternehmen müssen sicherstellen, dass die Nutzung und die Eingabe von Daten über andere Personen rechtmäßig erfolgen. Diese Erklärung gestattet keine unbegrenzte Erfassung von Daten Minderjähriger oder besonders geschützter Informationen.
20. Website, Cookies und externe Links
Die Website ist statisch und wird über Google Hosting ausgeliefert. Die Hosting-Infrastruktur verarbeitet technische Zugriffsdaten für Auslieferung und Sicherheit. Schriftarten und Bilder werden lokal bereitgestellt. Es gibt keine Kontakt- oder Newsletterformulare und keine eingebetteten Videos. E-Mail- und Telefonlinks öffnen die von Ihnen gewählten Anwendungen.
Soweit die optionale Website-Analyse aktiviert ist, verwenden wir Google Analytics 4, um Aufrufe der vorhandenen Website-Seiten zu verstehen und deren Informationen zu verbessern. Der Dienst wird ausschließlich mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung in die Kategorie Analyse geladen. Eine Ablehnung schränkt die Nutzung der Website nicht ein. Europäischer Analysedienstanbieter ist Google Ireland Limited; die Verarbeitung kann auch Google LLC und Google-Unterauftragsverarbeiter außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums einbeziehen. Wir haben die Datenverarbeitungsbedingungen für Google Analytics am 30. Oktober 2026 angenommen. Diese Bedingungen regeln die Verarbeitung durch Google in unserem Auftrag und enthalten Bestimmungen zu internationalen Übermittlungen. Je nach Übermittlung sehen die anwendbaren Bestimmungen einen Angemessenheitsbeschluss oder einen anderen anwendbaren Übermittlungsmechanismus vor, einschließlich Standardvertragsklauseln, soweit erforderlich. Eine ausschließlich europäische Verarbeitung wird nicht zugesichert. Für weitere Informationen zu den anwendbaren Garantien können Sie uns über die Angaben in Abschnitt 1 kontaktieren.
Der Eintrag safeprotokol.consent.v1 wird für sechs Monate im localStorage Ihres Browsers gespeichert. Er enthält Ihre Analyseauswahl, Schema- und Richtlinienversion sowie Entscheidungs- und Ablaufzeitpunkt. Zustimmung und Ablehnung werden gespeichert. Er ist keine Kontokennung. Ist die Speicherung nicht verfügbar, gilt die Auswahl nur auf der aktuellen Seite; gegebenenfalls werden Sie erneut gefragt. Wesentliche Änderungen der Verarbeitungszwecke erfordern eine neue Entscheidung.
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Bei externen Links gelten die Datenschutzhinweise der Zielwebsite. Weitere Anbieterinformationen: Google Analytics Datenschutz und Sicherheit und Google Datenschutzerklärung.
21. Änderungen
Wir passen diese Erklärung an, wenn sich Verarbeitungen oder rechtliche Anforderungen ändern. Das Datum oben bezeichnet den Stand dieser Fassung. Bei wesentlichen Änderungen werden gegebenenfalls erforderliche zusätzliche Informationen oder Einwilligungen gesondert bereitgestellt beziehungsweise eingeholt.