1. Responsable y contacto
SafeProtokol está operado por Sharif El Fatatry. El responsable de los tratamientos propios descritos en esta política es:
Sharif El Fatatry — Responsable de SafeProtokol
Dirección de correspondencia:
Apartado de Correos 26
Carrer de la Indústria, 30
08202 Sabadell, Barcelona
España
Correo electrónico: support@safeprotokol.org
Teléfono: +34 651 070 393
Sitio web: safeprotokol.org
2. Ámbito y funciones
Esta política explica el tratamiento de datos personales en nuestro sitio web y en la aplicación nativa para iPad SafeProtokol. La aplicación permite a las empresas elaborar protocolos y documentación digital en distintos ámbitos técnicos y profesionales, entre ellos RIS y SHK.
Actuamos como responsables del tratamiento para la administración de nuestro servicio y de las cuentas, nuestros propios fines de seguridad y la gestión de las consultas que recibimos.
Cuando una empresa introduce en proyectos y protocolos información sobre sus clientes, trabajadores, personas de contacto o firmantes, normalmente es esa empresa la que determina los fines del tratamiento. Tratamos dichos contenidos por cuenta de la empresa y siguiendo sus instrucciones. Los detalles se regulan en el contrato de encargo del tratamiento. La información de privacidad de la empresa complementa esta política, especialmente en lo relativo a sus bases jurídicas, deberes de información y decisiones de conservación.
3. Registro, inicio de sesión y perfil
Para crear una cuenta se utilizan una dirección de correo electrónico y una contraseña. El perfil incluye nombre y apellidos, número de teléfono y, en su caso, un nombre visible. También se tratan un identificador de usuario, el estado de verificación y datos temporales técnicos. El inicio de sesión, la verificación del correo electrónico y el restablecimiento de la contraseña se gestionan mediante un servicio de autenticación de Google. La contraseña se transmite a ese servicio y no se guarda como un campo ordinario del perfil en la base de datos de la aplicación.
Los tokens de autenticación y la información de sesión permiten utilizar la aplicación con la sesión iniciada. La sesión puede mantenerse en el dispositivo hasta que se cierre o finalice por otro motivo. Cerrar sesión no elimina la cuenta ni la documentación de la empresa.
Los datos necesarios para el registro y el acceso permiten proporcionar una cuenta personal y atribuir los permisos de acceso. Sin ellos no pueden utilizarse las funciones de cuenta correspondientes.
4. Empresas, invitaciones y trabajadores
Para crear y administrar una empresa se tratan su nombre, identificadores, pertenencia de usuarios, funciones y estados. El perfil empresarial puede contener dirección, datos de contacto, información sobre el titular o la dirección de la empresa y datos registrales y fiscales, cuando se introduzcan. Puede guardarse un logotipo seleccionado para la presentación y la exportación a PDF.
Los administradores pueden invitar a personas mediante su correo electrónico y gestionar sus permisos. Se tratan la invitación, la función prevista, la persona que invita, la vigencia y aceptación y datos temporales e históricos de administración. Los datos de la invitación proceden de la empresa que invita; los datos de pertenencia pueden incorporarse desde el perfil del usuario. Quien invita puede compartir las instrucciones mediante las funciones del dispositivo.
Los miembros activos pueden acceder a los proyectos y protocolos de su empresa. Las asignaciones de proyectos sirven para organizar el trabajo y no constituyen una barrera de confidencialidad frente a otros miembros activos de la misma empresa. Revocar la pertenencia no elimina automáticamente la cuenta personal ni la documentación empresarial ya creada.
5. Proyectos, protocolos y contenidos
Según el uso, se tratan nombres y números de proyecto, datos de clientes y personas de contacto, correos electrónicos, teléfonos, direcciones de proyecto, asignaciones de trabajadores, contenidos de protocolos y datos temporales. Los protocolos contienen los valores cumplimentados y datos sobre su creación, modificación y versiones.
El contenido concreto depende del tipo de protocolo y de lo que introduzca la empresa. No todos los protocolos contienen todas las categorías indicadas. La empresa decide qué datos personales son necesarios y lícitos para su documentación e informa a las personas afectadas.
6. Firmas, croquis, imágenes y exportación a PDF
Los campos compatibles permiten introducir firmas dibujadas y croquis, incluidos dibujos y textos. Estos contenidos se tratan junto con datos de asociación, creación y sincronización. Las funciones aquí descritas no realizan una identificación biométrica automática a partir de la firma.
Para los logotipos empresariales puede seleccionar imágenes concretas mediante el selector de fotos o de archivos del iPad. Seleccionar una imagen no otorga acceso general a toda su fototeca. Las funciones aquí descritas no incluyen captura general con la cámara ni carga de documentos de cualquier tipo.
Los documentos PDF se generan en el dispositivo. Si los exporta o envía mediante las funciones de compartir del iPad, los destinatarios y servicios que elija reciben el contenido correspondiente. Las copias guardadas o enviadas fuera de SafeProtokol quedan sujetas también al tratamiento y conservación de esos destinatarios.
7. Almacenamiento en el dispositivo y uso sin conexión
SafeProtokol guarda localmente, entre otros datos, protocolos descargados, borradores, contenidos dibujados e información de sincronización. Esto permite seguir trabajando en los protocolos disponibles cuando no hay conexión. Los cambios se sincronizan al recuperarla y después de comprobar el acceso.
Los datos de trabajo locales están asociados al usuario y a la empresa. Sin conexión, el acceso a datos ya disponibles puede mantenerse durante un periodo limitado a partir de una comprobación de acceso anterior. Por ello, los cambios de permisos no tienen necesariamente efecto inmediato en un dispositivo completamente desconectado. Cerrar sesión no garantiza la eliminación inmediata de todos los borradores locales o archivos exportados.
8. Mapas y Apple Maps
Al cargar un mapa de una dirección de proyecto, esta se transmite a los servicios cartográficos de Apple para la búsqueda y visualización. Al abrir el proyecto en Apple Maps, también pueden transmitirse a la aplicación Maps el destino y el nombre del proyecto. Apple trata sus propios datos técnicos y de uso conforme a su información de privacidad.
Esta función es distinta de un seguimiento continuo de la ubicación por SafeProtokol. Las funciones de documentación pueden utilizarse sin cargar un mapa del proyecto. Más información: Apple Maps y privacidad.
9. Fines y bases jurídicas
Cuando somos responsables del tratamiento, utilizamos las siguientes bases jurídicas:
- Artículo 6.1.b del RGPD: cuando sea necesario para un contrato con usted o para medidas precontractuales que solicite, por ejemplo, proporcionar su acceso al servicio o atender una consulta contractual.
- Artículo 6.1.f del RGPD: cuando exista un interés legítimo que lo justifique, en particular, operar un servicio empresarial, administrar el acceso de trabajadores autorizados, proteger cuentas e infraestructura y gestionar otras consultas. Deben tenerse en cuenta sus derechos e intereses.
- Artículo 6.1.c del RGPD: cuando una obligación legal concreta exija el tratamiento o la conservación correspondiente.
Para los contenidos empresariales, la empresa responsable determina la base jurídica necesaria. El contrato de encargo del tratamiento no es, por sí solo, una base jurídica para tratar esos datos. Si un tratamiento se basa en su consentimiento, puede retirarlo para el futuro sin que ello afecte a la licitud del tratamiento previo.
10. Infraestructura de Google Cloud y datos técnicos
SafeProtokol utiliza infraestructura en la nube de Google. La base de datos de la aplicación está configurada en una ubicación multirregional europea. El almacenamiento de archivos y las funciones de backend se encuentran en Fráncfort del Meno, Alemania. El servicio de Google utilizado para la autenticación trata datos en Estados Unidos. Otros servicios técnicos, los registros y la distribución del sitio web pueden operar a escala mundial.
Para prestar y proteger los servicios, la infraestructura trata, entre otros datos, direcciones IP, horas de solicitud, datos técnicos de las peticiones y los dispositivos e información sobre errores y seguridad. La comprobación de integridad utiliza servicios de Google y Apple para verificar la aplicación o el dispositivo y los tokens correspondientes. No se trata de seguimiento publicitario.
Las funciones de la aplicación aquí descritas no incorporan seguimiento publicitario propio, analítica de uso ni una función automática de informes de fallos. Esto no excluye el tratamiento técnicamente necesario de Google y Apple ni los diagnósticos del sistema operativo en el dispositivo. Información de Google: Privacidad y seguridad.
11. Suscripciones y Apple
Las compras públicas dentro de la aplicación no están habilitadas actualmente en SafeProtokol. El sitio web no permite realizar pagos directamente.
La infraestructura de suscripciones está concebida para suscripciones empresariales mediante el App Store de Apple. Al tratar una transacción de Apple correspondiente, se procesan identificadores de producto y transacción, el identificador de la transacción original, un identificador de asociación con la empresa, el estado de suscripción, periodos, fechas de vencimiento y, en su caso, de revocación o periodos de gracia, así como datos técnicos de verificación e historial. Se utilizan para asociar y verificar el derecho de uso. La verificación técnica utiliza servidores de Apple e información firmada de transacciones; la infraestructura incluye un receptor de notificaciones de suscripciones de Apple.
SafeProtokol no recibe datos de tarjetas de pago mediante este proceso. Apple trata bajo su propia responsabilidad los datos de cuenta del App Store, compras y pagos. Eliminar una cuenta o empresa en SafeProtokol no cancela una suscripción de Apple. Información: App Store y privacidad.
12. Destinatarios y transferencias fuera del EEE
Pueden recibir datos Google como proveedor de servicios en la nube y las empresas que utilice, Apple en relación con el App Store, los mapas y las comprobaciones de integridad, las personas autorizadas de la empresa correspondiente y los destinatarios y servicios que usted elija al compartir. Al contactar por correo electrónico o teléfono, los proveedores de comunicaciones implicados también tratan los datos correspondientes. Pueden comunicarse datos a autoridades u otras entidades cuando exista una obligación legal u otra base jurídica válida.
La configuración europea de la base de datos y del almacenamiento de archivos no significa que todos los datos se traten exclusivamente en el Espacio Económico Europeo. En particular, la autenticación y los servicios técnicos globales pueden implicar tratamiento en Estados Unidos u otros terceros países. Apple también dispone de sus propios procesos internacionales.
Google publica en sus condiciones de tratamiento de datos información sobre las reglas de transferencia, incluidas las cláusulas contractuales tipo y los mecanismos de adecuación aplicables. Para Apple se aplica su información de privacidad. La garantía aplicable a cada transferencia depende del servicio, el destinatario y el marco jurídico. Puede solicitar información sobre los destinatarios y garantías pertinentes para nuestro tratamiento y, cuando proceda, una copia de las garantías, a través del contacto indicado anteriormente.
13. Conservación
La conservación depende del fin del tratamiento, de la relación de uso, de las instrucciones de la empresa responsable y, en su caso, de obligaciones legales o de la gestión necesaria de reclamaciones. No existe un plazo único de eliminación automática para todos los contenidos.
Las cuentas, los perfiles y la documentación empresarial no se eliminan automáticamente por la mera falta de uso. Las invitaciones caducadas y las pertenencias revocadas pueden permanecer como datos administrativos e históricos. Al eliminar un protocolo individual, sus archivos asociados no se eliminan automáticamente; también se conservan ciertos datos limitados de eliminación e historial. Debe tenerse en cuenta su conservación al gestionar solicitudes de supresión. Los datos de asociación y verificación de suscripciones también pueden mantenerse separados de los contenidos visibles.
Los repositorios de registros técnicos de Google comprobados tienen configurados 30 días de conservación, o 400 días para los registros de auditoría obligatorios. Estos periodos no se aplican de forma general a todos los servicios. Los archivos efectivamente eliminados pueden conservarse durante siete días por la función de recuperación configurada. Pueden añadirse otros procesos de eliminación y respaldo propios del proveedor. Por ello, no se garantiza que los datos desaparezcan de todos los sistemas en un mismo momento.
Eliminar un proyecto quita la asociación con el proyecto, pero no elimina sus protocolos.
14. Eliminación de cuentas y datos
Cuando la correspondiente función de eliminación esté disponible en la aplicación, puede eliminar su cuenta personal en SafeProtokol y, si tiene autorización, también su empresa. Como alternativa, puede escribir en cualquier momento a support@safeprotokol.org. Para proteger sus datos, comprobamos su identidad y, cuando se trate de datos de empresa, su autorización. Puede ser necesario aclarar antes quién administra la empresa o a quién pertenece una suscripción.
Eliminar su cuenta personal no elimina automáticamente los protocolos de su empresa. La eliminación de una empresa es un proceso distinto que afecta a sus datos.
Los datos incluidos en la eliminación se suprimen conforme a las reglas de conservación descritas en el apartado 13. Según el servicio, pueden mantenerse temporalmente copias técnicas de recuperación. Esto no significa que se puedan restaurar las cuentas o los protocolos eliminados.
Se mantienen las obligaciones legales de conservación. Las copias ya exportadas a otros destinatarios deben tenerse en cuenta por separado. Sus derechos legales de protección de datos siguen vigentes.
15. Seguridad
Se emplean autenticación, comprobaciones de acceso por empresa, funciones de usuario, verificaciones en el servidor y mecanismos de protección del dispositivo. Google describe el cifrado de las transmisiones y el cifrado de los datos almacenados según el servicio para los servicios en la nube utilizados. No se garantiza un cifrado de extremo a extremo entre usuarios. Las medidas de seguridad reducen riesgos, pero no permiten garantizar una seguridad absoluta.
16. Contacto y asistencia
Si se pone en contacto con nosotros, tratamos sus datos de contacto, el contenido del mensaje y, en su caso, la información técnica que aporte voluntariamente para gestionar su consulta. Envíe únicamente la información necesaria, sin contraseñas ni datos innecesarios sobre terceros. Si la consulta afecta a contenidos empresariales, también deben tenerse en cuenta la responsabilidad y las instrucciones de la empresa.
17. Sus derechos
En los casos previstos por la ley, tiene derecho de acceso, rectificación, supresión, limitación del tratamiento y portabilidad. La portabilidad afecta, en particular, a datos tratados automáticamente sobre la base del consentimiento o de un contrato y no se aplica sin límites a toda la documentación empresarial.
Oposición: cuando el tratamiento se base en el artículo 6.1.f del RGPD, puede oponerse por motivos relacionados con su situación particular. En ese caso evaluaremos si se cumplen los requisitos legales para continuar el tratamiento.
Puede ejercer sus derechos utilizando los datos de contacto anteriores. Como regla general, respondemos en un mes; si procede una ampliación legal, recibirá la información correspondiente. Si su solicitud afecta a datos de los que es responsable su empresa, SafeProtokol asiste al responsable competente en su tramitación.
En las funciones del servicio aquí descritas no se adoptan decisiones basadas únicamente en el tratamiento automatizado, incluida la elaboración de perfiles, que produzcan efectos jurídicos sobre usted o le afecten significativamente de forma similar.
18. Reclamaciones ante una autoridad de control
Puede reclamar ante una autoridad de protección de datos competente, en particular en el lugar de su residencia habitual, trabajo o de la supuesta infracción. Para este proveedor privado establecido en España, la autoridad generalmente competente es la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD): www.aepd.es.
19. Uso profesional y menores
SafeProtokol está dirigido a empresas y a sus usuarios profesionales autorizados, no a niños. Las empresas deben garantizar la licitud del uso y de la introducción de datos sobre otras personas. Esta política no autoriza la recogida ilimitada de datos de menores ni de información especialmente protegida.
20. Sitio web, cookies y enlaces externos
El sitio web es estático y se entrega mediante Google Hosting. La infraestructura de alojamiento trata datos técnicos de acceso para la entrega y la seguridad. Las fuentes y las imágenes se sirven localmente. No hay formularios de contacto o boletines ni vídeos integrados. Los enlaces de correo y teléfono abren las aplicaciones elegidas por ti.
Cuando la analítica opcional del sitio está habilitada, utilizamos Google Analytics 4 para entender las visitas a las páginas existentes y mejorar su información. El servicio solo se carga tras tu consentimiento expreso a la categoría Analítica. Rechazarla no limita el uso del sitio. Google Ireland Limited es el proveedor europeo del servicio; el tratamiento también puede implicar a Google LLC y subencargados de Google fuera del Espacio Económico Europeo. Aceptamos las condiciones de tratamiento de datos de Google Analytics el 30 de octubre de 2026. Estas condiciones regulan el tratamiento de Google por nuestra cuenta e incluyen disposiciones sobre transferencias internacionales. Según la transferencia, las disposiciones aplicables prevén una decisión de adecuación u otro mecanismo de transferencia aplicable, incluidas las cláusulas contractuales tipo cuando sean necesarias. No se garantiza un tratamiento exclusivamente europeo. Puedes contactarnos mediante los datos de la sección 1 para obtener más información sobre las garantías aplicables.
El registro safeprotokol.consent.v1 se guarda durante seis meses en el localStorage del navegador. Contiene tu elección analítica, las versiones del esquema y de la política, y las fechas de decisión y caducidad. Se recuerdan tanto la aceptación como el rechazo. No es un identificador de cuenta. Si el almacenamiento no está disponible, la elección solo se aplica a la página actual y es posible que se vuelva a preguntar. Los cambios sustanciales de finalidad requieren una nueva decisión.
Tras el consentimiento y la activación, GA4 puede guardar las cookies propias _ga y _ga_LD0ZMZ78N8 en el host del sitio, con ruta /, Secure y SameSite=Lax. La duración configurada de las cookies es de 180 días. En la prueba local del navegador, _ga mantuvo su fecha de caducidad observada, mientras que _ga_LD0ZMZ78N8 renovó su caducidad durante la actividad. Por tanto, la caducidad de las cookies puede cambiar con el uso, y la protección del navegador puede acortar el almacenamiento. Ambas cookies se eliminaron tras retirar el consentimiento en esa prueba. Tu preferencia de consentimiento caduca de forma independiente a los seis meses naturales; la renovación de cookies no amplía esa preferencia. Se tratan identificadores seudónimos de cookies e información técnica de uso. Las visitas explícitas incluyen la dirección canónica sin parámetros de consulta ni fragmentos, el título estático, la categoría de página y el idioma; se suprimen las URL de referencia sin filtrar. No es un tratamiento anónimo. Las funciones publicitarias, Google Signals y la recogida de datos proporcionados por usuarios están desactivadas. No enviamos identificadores de cuenta, datos de contacto ni contenidos de formularios. La conservación de datos de eventos y de usuarios está configurada en dos meses, con el reinicio del plazo por nueva actividad desactivado. La opción de compartir datos de Analytics con productos y servicios de Google está desactivada. Los informes agregados estándar pueden seguir otras reglas de conservación.
Puedes aceptar, rechazar o personalizar la analítica en el aviso y cambiar o retirar tu consentimiento en cualquier momento mediante Configuración de cookies en el pie de página. La retirada bloquea futuras llamadas analíticas, elimina las cookies accesibles de este flujo y, cuando se guarda la nueva elección, recarga la página para retirar el código de análisis cargado. Si falla el guardado, el análisis permanece bloqueado en el documento actual sin recargar una aceptación anterior. La retirada no puede recuperar datos ya enviados ni solicitudes en curso y no elimina automáticamente datos analíticos históricos. Puedes contactarnos para ejercer los derechos de la sección 17. La base del análisis opcional es el artículo 6.1.a del RGPD junto con las normas aplicables al almacenamiento y acceso en tu dispositivo. El almacenamiento necesario de preferencias permite respetar tu elección.
Si abres un enlace externo, se aplica la información de privacidad del sitio de destino. Información adicional: Privacidad y seguridad de Google Analytics y Política de privacidad de Google.
21. Cambios
Adaptamos esta política cuando cambian los tratamientos o las exigencias legales. La fecha al inicio indica la versión vigente de este texto. Ante cambios sustanciales, se facilitará por separado la información adicional o se solicitarán los consentimientos que resulten necesarios.